Wdrożenie HubSpot do firmy

O czym pamiętać przy wdrażaniu

Wdrożenie HubSpot do Twojej firmy może przynieść liczne korzyści, ale wymaga odpowiedniego planowania i uwzględnienia kluczowych aspektów. Poniżej przedstawiam kilka istotnych punktów, o których warto pamiętać podczas procesu wdrożenia:

  1. Zdefiniuj cele i oczekiwania: Na początku należy dokładnie określić cele, jakie chcesz osiągnąć poprzez wdrożenie systemu CRM. Czy zależy Ci na lepszym zarządzaniu kontaktami, zwiększeniu sprzedaży czy usprawnieniu obsługi klienta? Sprecyzowanie celów pozwoli dostosować wdrożenie do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.
  2. Przeanalizuj procesy biznesowe: Przed wdrożeniem HubSpot warto przeprowadzić analizę obecnych procesów biznesowych. Zidentyfikuj istniejące luki, wyzwania i możliwości poprawy. Dzięki temu będziesz mógł dostosować system CRM do specyfiki działalności Twojej firmy.
  3. Ustal strukturę i konfigurację: Wdrożenie HubSpot obejmuje definiowanie struktury obiektów, rekordów i właściwości. Obiekty, takie jak kontakty, firmy, transakcje i bilety, są podstawowymi składnikami systemu CRM HubSpot. Przyjrzyj się tym składnikom i dostosuj je do swoich potrzeb biznesowych.
  4. Dostosuj właściwości: Właściwości reprezentują pola, w których przechowywane są informacje o rekordach. Możesz dostosować domyślne właściwości lub tworzyć nowe, aby idealnie odzwierciedlały potrzeby Twojej firmy.
  5. Zorganizuj dane: Przygotuj istniejące dane do migracji do systemu CRM HubSpot. Skoncentruj się na czyszczeniu i ustandaryzowaniu danych, aby uniknąć błędów i zapewnić spójność informacji.
  6. Przygotuj zespół: Skuteczne wdrożenie systemu CRM wymaga odpowiedniego zaangażowania i przeszkolenia zespołu. Zapewnij, że członkowie zespołu są świadomi celów wdrożenia i mają niezbędne umiejętności do korzystania z systemu.
  7. Zapewnij wsparcie: Po wdrożeniu systemu CRM HubSpot istotne jest zapewnienie stałego wsparcia dla użytkowników. Udzielaj szkoleń, udostępniaj materiały instruktażowe i monitoruj działanie systemu, aby zapewnić jego skuteczne wykorzystanie.

Skład wdrożenia systemu CRM HubSpot

Wdrożenie systemu CRM HubSpot składa się z kilku kluczowych elementów:

  1. Baza danych CRM: Podstawą Twojego konta w HubSpot jest baza danych CRM. Składa się ona z obiektów, takich jak kontakty, firmy, transakcje i bilety, które reprezentują różne rodzaje relacji i procesów w Twojej firmie.
  2. Struktura obiektów i rekordów: Obiekty to różne rodzaje relacji i procesów, natomiast rekordy to pojedyncze instancje obiektów. Przechowują one informacje we właściwościach i śledzą interakcje z klientami. Możesz tworzyć powiązania między rekordami, aby lepiej zrozumieć ich wzajemne relacje.
  3. Właściwości: Właściwości są polami, w których przechowywane są informacje o rekordach. Możesz dostosowywać domyślne właściwości oraz tworzyć nowe, aby spełniały specyficzne potrzeby Twojej firmy.
  4. Konfiguracja i personalizacja: Wdrożenie systemu CRM HubSpot obejmuje definiowanie struktury obiektów, rekordów i właściwości, a także konfigurację preferencji, integracji z innymi narzędziami i personalizację interfejsu użytkownika.
  5. Migracja danych: Przygotowanie i migracja istniejących danych to kluczowy element wdrożenia systemu CRM HubSpot. Upewnij się, że dane są czyste, spójne i odpowiednio sformatowane, aby zapewnić poprawne działanie systemu.
  6. Szkolenie i wsparcie: Przeszkol zespół, aby umożliwić mu skuteczne korzystanie z systemu CRM HubSpot. Zapewnij również stałe wsparcie i monitoruj wykorzystanie systemu, aby pomóc użytkownikom w pełnym wykorzystaniu jego potencjału.

Przebieg wdrożenia HubSpot – Checklista

A teraz czas na cheklistę wdrożeniową, to ważny element! O czym warto pamiętać? No to lecimy krok po kroku!

  1. Zdefiniuj właściwości — zdefiniuj właściwości Twojego leada. Co to oznacza? Hubspot musi mieć określone właściwości kontaktu, w postaci: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, strona internetowa + pola niestandardowe, takie jak źródło pozyskania, na przykład kampania reklamowa, lead pozyskany przez handlowca, dział marketingu czy z ruchu bezpośredniego.
  2. Baza kontaktów – teraz warto przygotować bazę obecnych kontaktów w postaci CSV. To idealna opcja, do dalszego importu do CRM. W nagłówkach trzeba wykorzystać wcześniej przygotowane właściwości. Jeśli czegoś Ci brakuje, te pola zostaną puste. Tutaj nie ma problemu.
  3. Formularze – warto obsługiwać od tego momentu sprzedaż czy pozyskiwanie leadów, wykorzystując formularze z HS. Jeżeli mamy zdefiniowane właściwości leadów, to możemy za pomocą formularza przypisać z automatu, gdzie dany lead ma trafiać. Przykładowo z e-booka, damy, że leady jest pozyskany przez dział marketingu. Formularz kontaktowy – wtedy tworzymy właściwość, że lead zgłosił się sam przez formularz. Dzięki temu w pulpicie analitycznym, mamy full zestaw danych, kto jest skąd i czego od nas chce.
  4. Automatyzacje – Kolejny krok to automatyzacja procesów. Jeżeli lead trafia z e-booka, to warto przygotować mu kilka maili. Jeżeli trafia do działu handlowego lub z zapytaniem ofertowym, to warto przygotować powiadomienie dla handlowca, dać mu odpowiednie zadanie z terminem i przypomnieć o raportowaniu. Handlowiec może mieć także gotowe treści, automatyczną listę zadań do każdego leada i must have raportowania.
  5. Sprzedaż – równie istotny aspekt, to zakładka sprzedaży. Możemy tutaj przygotować potencjalne transakcje, na podstawie ich aktualnego statusu. Wszystko odbywa się za pomocą listy, lub jak wolę osobiscie – przy użyciu Canban, czyli przyjemnego widoku, gdzie za pomocą metody złap i upuść, możemy zmieniać status danej transakcji, raportować wnioski po wygranej, ale i przegranej.
  6. Dokumentacja – dokumentacja, oferty sprzedażowe powinny być teraz prowadzone przez HS. Co to daje? A to, że jak wyślesz dokument przez HS, to potem sobie wracasz do niego i sprawdzasz, ile klient spędził na nim czasu, w co kliknął, co go interesowało i czy w ogóle to zrobił. Ten obszar jest bardzo prosty, wystarczy wgrać dokument PDF i wysłać link z HS.
  7. Branding – mam na myli tutaj szablony wiadomości e-mail, stopki i inne kwestie wizualne, które zbudują ładny wizerunek dla każdego działu w HS, w momencie gdy zaczną z niego korzystać.
  8. Analityka – Finalnie, gdy wszystko mamy skonfigurowane czas na pełną analitykę. Łączymy HS z Google Ads czy innymi kampaniami jak LinkedIn i Facebook. Integrujemy go finalnie z naszą stroną. Jeżeli masz WordPressm to zrobiliśmy to już w kroku 3, przy formularzach. Co to daje? A to, że jak Twój kontakt kliknie wiadomość od Ciebie i przejdzie na stronę internetową, to sprawdzisz, gdzie był, co klikał i ile czas tam spędził. Zupełnie jak w dokumentacji.

Tyle? Chyba tylko w teorii. W praktyce jest to bardziej wszystko rozbudowane. Niemniej jednak, do podstawowej obsługi CRM, gdzie masz już spełnioną. I to nawet w wersji darmowej, nic nie płacisz za te opcje, które wyżej wymieniłem. Brakuje tutaj co prawda automatyzacji e-mail, ale wersja na 1 rok, tzw. HubSpot Starter to niespełna 150 zł miesięcznie, a daje Ci więcej możliwości.

Osobiście wdrażałem także wsparcie techniczne, rozbudowane działy sprzedażowe czy kampanie marketingowe w HubSpocie, więc kwestia tego, żeby porozmawiać i ustalić potrzeby.